Conferencia de prensa: Checklist para un evento perfecto

Una de las herramientas más efectiva e indispensable para dar a conocer un anuncio importante es la conferencia de prensa.

El saber aprovechar todo su potencial requiere de una estrategia bien planificada que signifique el éxito para la marca.

Hay que tener en claro que la conferencia de prensa no es la única forma de comunicar a los periodistas una noticia, por eso, no se debe de abusar de ella y reservarla para anuncios de alto impacto.

Este formato, expone un asunto de importancia pública ya sea intelectual, política, negocios, tecnológica, deportiva o de cualquier índole. Da lugar al despeje de las dudas y se obtiene una explicación más exhaustiva e interpretativa de parte del vocero.

Para lograr un evento exitoso, hay que tener en cuenta una lista con pasos básicos.

Kit de prensa. Elabore un paquete informativo con la nota de prensa del evento, información de la empresa, hoja de datos del producto o servicio que se va a anunciar, estadísticas, imágenes y datos de contacto. Es recomendable entregarlo en formato impreso para que el periodista lo revise a su llegada al evento; y también otorgar una copia en formato digital para facilitar la redacción de la nota y el manejo de fotografías de apoyo.

Estructure un Programa. Con el objetivo de llevar un control de la realización del evento, es de suma importancia contar con un programa o cronograma. Incluya en orden de jerarquía la aparición, nombres completos, cargos y nombre de la ponencia de cada vocero; la sesión de preguntas y respuestas; y también si hubiera algún reconocimiento.

Registro audiovisual. Asegúrese de llevar a la conferencia de prensa una cámara fotográfica, una cámara de video y un grabadora de audio, así podrá contar con un registro audiovisual de todo el evento en caso un medio le solicite una foto, video o audio sobre la participación de su vocero.

Formato de registro. Es importante contar con un formato que incluya los datos completos de los periodistas que confirmaron su asistencia. Para aquellos que no aseguraron su presencia siempre es necesario contar con un formato en blanco para que antes del ingreso al salón de conferencias, puedan colocar sus datos de contacto y medio al que pertenecen. Así se llevará un mejor control de asistencia y se contará con una base de medios mucho más completa para el próximo evento.

Sea puntual. La puntualidad es sinónimo de respeto. Nada más agradable que iniciar puntual y cumplir con la hora fijada de la exposición tanto para el vocero como para los periodistas. Recuerde que los periodistas tienen un cuadro de comisiones que se rige por horarios y así como nos gusta la asistencia puntual también es ideal demostrar que manejamos un programa bien estructurado.

Preguntas de la prensa. Se recomienda que al final de la conferencia de prensa se brinde a los periodistas interesados un máximo de tres a cinco minutos para formular su pregunta y así mantener un orden de las interrogantes.

Envío de información. Culminada la conferencia de prensa no olvide enviar a los medios de comunicación que no asistieron; y a los asistentes que lo soliciten, la nota de prensa y el material multimedia con toda la documentación necesaria de lo expuesto por el vocero.

Material promocional. Un obsequio siempre cae bien, y además se convierte en la mejor forma de agradecer la cobertura que dio el periodista a su evento. Considere al final de su evento, obsequiar un algún implemento útil que haga más fácil el trabajo de su invitado, puede contener una mención de marca de manera sutil.

Una conferencia de prensa tiene distintos momentos que deben ser tratados con mucha atención para una buena comunicación del tema. Mantener un orden para la labor del vocero y de la prensa se hace imprescindible para alcanzar el éxito.

Te compartimos una lista extendida adicional para la realización de una conferencia de prensa:

Actividades	Realizada
Definir los objetivos y metas del evento	[ ]
Determinar el público objetivo y la demografía de los asistentes	[ ]
Establecer la fecha, hora y ubicación del evento	[ ]
Desarrollar el presupuesto del evento	[ ]
Obtener los permisos y autorizaciones necesarias	[ ]
Crear la identidad visual del evento	[ ]
Identificar y reservar oradores, artistas y invitados especiales	[ ]
Coordinar el transporte y alojamiento para los invitados	[ ]
Diseñar el diseño y plano del evento	[ ]
Organizar la comida y selección del menú	[ ]
Contratar personal para el evento	[ ]
Coordinar el equipo audiovisual y requisitos técnicos	[ ]
Elaborar la agenda y horario del evento	[ ]
Crear el proceso de registro y sistema de venta de entradas	[ ]
Comunicar el evento a través de medios de comunicación	[ ]
Configurar la inscripción en línea y plataforma de venta de entradas	[ ]
Gestionar las confirmaciones de asistencia y comunicaciones con los asistentes	[ ]
Coordinar la logística del evento	[ ]
Organizar la señalización e identidad visual en todo el lugar	[ ]
Preparar los materiales del evento	[ ]
Realizar ensayos y prácticas con los oradores y artistas	[ ]
Garantizar la accesibilidad para los asistentes con discapacidades	[ ]
Configurar el área de registro y check-in	[ ]
Coordinar con proveedores para entregas y montaje	[ ]
Proporcionar seguridad y plan de respuesta a emergencias para el evento	[ ]
Supervisar el progreso del evento y abordar cualquier problema o inquietud	[ ]
Recopilar comentarios y evaluaciones de los asistentes	[ ]
Realizar un seguimiento con los asistentes después del evento	[ ]
Revisar el desempeño del evento en relación con los objetivos y metas	[ ]
Realizar un análisis posterior al evento y una reunión de retroalimentación con el equipo para identificar éxitos y áreas de mejora	[ ]